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はじめての幹事!歓送迎会での会費・お店選び・記念品・挨拶など失敗しない方法

入社1年目から2年目になると歓送迎会の幹事を任される方多いのでは
ないでしょうか?
今まで何気なく懇親会などには参加していたけど、いざ幹事を頼まれると
先輩に聞きづらかったり、さらに偉い方が参加するなんてなった場合は
いろいろなプレッシャーを受けますよね。

そこで失敗しない仕切り上手な幹事になるためのポイントをご紹介します。

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会費の決め方

良い会社だと直属の上司から1人3500~4000円程度でお店を探しておいて
など具体的な金額を伝えられる場合は楽ですが、何もない場合は前年まで
何処で歓送迎会を実施したか先輩方に確認します。
そのあとネットで調べるとお店の大体の予算が把握できると思います。

送迎会の場合は記念品や花束なども必要となるので予算として確保する
必要があります。
会費は勿論主役である新任・退任者からは集めません。

役職者ごとに少し上乗せした金額にして歓送迎会の前日までに食事代と
記念品代を集めておきます。当日の歓送迎会前にお金を集めると
はばたばたしますし、終了後にお金を集めると主役に対しても失礼です。

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日程とお店を決める

人事異動の多い3月末から4月上旬にかけてはお店の予約が取りにくい
ことを念頭に入れておきましょう。

予約する日は会社休日の前日にするのは勿論ですが開始時間にも
気を配りましょう。会社から距離があるお店を現地集合とした場合
間に合わない人も必ず出てきます。
開始時間はあまり遅すぎず早すぎずベストな時間を設定しましょう。

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お店選びは普段から利用している所がベストですが、はじめてのお店の
場合は必ず下見をしておくことと定員さんに会って話をすることをおすすめ
します。人数に合わせて仕切られた部屋が良いのか、テーブル席なのか
小上がりなのかその辺の打ち合わせも必要です。
歓送迎会の時期は団体客が多く、周りがうるさくて会話ができないことも
あります。人数が多ければ個室が良いでしょう。

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料理に関しては、コース料理にするのか予算に合わせておまかせするのか
何品用意されるのか確認しておきましょう。
また、飲み物は飲み放題にすることをおすすめします。
注意しておきたい事ですが、人数が多いと飲み放題以外の飲み物を勝手に
注文する人がいて会計時に予算を超えることもあります。
予め店員さんに飲み放題以外の物の注文を受け付けないようにお願いして
おくと良いでしょう。

送別会の記念品選びについて

記念品選びは意外と悩むものです。
普段から親しく接していれば趣味嗜好が分かり選びやすいのですが
思いつかない場合は同僚に相談し数名で決めると楽です。

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記念品は3000円から5000円程度。高くても1万円までで考えましょう。
では、どんなものを用意すると良いのでしょうか?

普段使われている物でちょっとだけ高い物や趣味に関連するアイテムなどが
喜ばれると思います。また、あると便利だけどお金を出してまで
買わない物などもお薦めです。

◆仕事や普段の生活で使ってもらえるものから選ぶ場合
ネクタイ ネクタイピン 万年筆 ボールペン 名刺入れ 手帳 キーケース
パスケース 美容グッズ バスグッズ アロマオイル タンブラー
マフラー 傘 レターオープナー

◆趣味等から選ぶ場合
ゴルフ・・・ゴルフボール オーダーメイドグローブ
ダーツ・・・ダーツケース
時計をコレクションしている人には・・・ワインディングマシーン
料理好き・・・・・・・・塩分濃度計 真空パック
靴が多い人には・・・・・シューキーパー 靴ベラ
その他・・・・・・チェス クレヨン ルアー
ちょっと変わったものとしてTV通販で気になる商品などを選ぶと喜ばれますよ。
ハズキルーペなどいかがでしょう。

記念品のほかに花束と寄せ書きも用意しましょう。
職場の仲間たちからの一言は最高のプレゼントになりますよ。

記念品は持ち運びしにくい大きなものや重すぎる物は控えましょう。

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席順を決める

上座には主役と上司に座っていただきますが、もう一人場を盛り上げられる人に
座ってもらうと良いでしょう。主役も会話がしやすくなります。
それ以外の席に関しては深く考える必要はありませんので自由に座って
もらっても問題ないでしょう。

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挨拶をしてもらう人を決めよう!!

挨拶をしてもらう人へは事前にお願いしておきましょう。
一番上の上司に初めの挨拶をしていただき、乾杯を次の上司、中締めを次の
上司にやっていただくのが基本形です。
また歓送迎会の場合、主役の挨拶はまず新任者にしてもらい続いて退任者
挨拶をしてもらいます。

まとめ

いかがでしたか?幹事には事前準備が結構あり大変ですが社会人として
経験しておいて損は無いと思います。
実はもう一つ準備しておいたほうが良いことがあります。
それは2次会です。
ただ2次会に関しては参加人数の見極めが難しいため、予約する場合は
人数の変更がある事などを了承してもらえるお店を探しておきましょう。

 

 

 

 

 

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